Polityka prywatności

Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności danych osobowych Klientów, gromadzonych w ramach sklepu internetowego www.sklepINCO.pl prowadzonego przez „GRUPA INCO” S.A.

Słownik pojęć.
1. GRUPA INCO – spółka pod firmą GRUPA INCO S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wspólna 25, 00-519 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS nr 0000101255, NIP 526-03-00-428, REGON 000599764, numer rejestrowy BDO: 000000026, wysokość kapitału zakładowego: 500.000,00 zł (400.000,00 zł wpłacone gotówką, 100.000,00 zł wniesione aportem);
2. Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, przedstawiciele oraz reprezentanci osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych dokonująca zakupu w e-Sklepie lub korzystająca z usług dostępnych w e-Sklepie oraz internauta, który odwiedza jedną ze stron lub serwisów w portalach społecznościowych (także Fanpage e-Sklep), a także osoba przekierowana do Polityki prywatności np. poprzez stopkę e-mail pracownika e-Sklepu;
3. Konsument – Klient będący osobą fizyczną, korzystający z e-Sklepu, w tym w szczególności dokonujący zakupów, w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością̨ gospodarczą lub zawodową (zgodnie z art. 22 (1) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny);
4. e-Sklep – sklep internetowy, sprzedawca za pośrednictwem Internetu towary znajdujące się w jego ofercie oraz prowadzący działalność pod adresem URL: www.sklepINCO.pl;
5. Polityka Prywatności – niniejszy dokument, określający zasady przetwarzania danych osobowych przez sklep internetowy www.sklepINCO.pl;
6. Regulamin – Regulamin sklepu internetowego dostępny pod adresem www.sklepINCO.pl/regulamin/
7. „RODO” – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.U.UE.L.2016.119.1.
8. Inne pojęcia mają zastosowanie zgodnie z definicją zawartą w Regulaminie oraz RODO, chyba że powyżej zastrzeżono inną definicję.
Kto jest administratorem danych osobowych?
1. Administratorem danych osobowych jest GRUPA INCO, z którą kontakt listowny możliwy jest pod adresem: ul. Wspólna 25, 00-519 Warszawa (z dopiskiem „e-Sklep”) lub za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@inco.pl. Do pytań związanych z e-Sklepem i dostępnym produktami, reklamacjami bądź innymi sprawami został stworzony dedykowany e-mail: kontakt@sklepinco.pl.
2. Dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych GRUPA INCO wyznaczyła inspektora ochrony danych, Pana Michała Sztąberka, z którym można się skontaktować pisząc pod adres GRUPA INCO z dopiskiem „inspektor ochrony danych” lub pod adresem e-mail: iod@inco.pl.
Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
1. GRUPA INCO stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie przekazywanych jej danych osobowych zgodnie z wymogami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Każda osoba, którą GRUPA INCO zatrudnia lub z którą współpracuje, zanim zostanie dopuszczona do przetwarzania danych osobowych, zobowiązywana jest do zachowania danych osobowych w tajemnicy. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
3. W przypadku wykorzystania dostępnych metod komunikacji np. przez e-mail, zapytanie telefoniczne, prosimy o podawanie tylko niezbędnych informacji. Niedozwolone jest wprowadzanie wyrazów powszechnie uznawanych za obraźliwe, wulgaryzmów, pomawianie innych osób, znieważanie czy używanie mowy nienawiści (hejt).
4. Prosimy pamiętać, pracownicy e-Sklepu nigdy nie proszą o podanie hasła do oferowanych usług (np. sklepu, maila na który przychodzi Newsletter).
Jak długo i w jakim celu przetwarzane są dane osobowe?
1. Cel przetwarzania danych osobowych w e-Sklepie determinowany jest przez zakres usług, które są świadczone na rzecz Klienta. Poniżej wskazano cele przetwarzania danych wraz ze specyfikacją sytuacji, gdy następuje przetwarzanie danych. Jednocześnie przywołano podstawę prawną przetwarzania danych oraz okres retencji danych osobowych.

Cel przetwarzania	Wyjaśnienie	Podstawa prawna	Czas przetwarzania danych
Składanie oraz modyfikacja zamówień, dodawanie towarów do koszyka i zawarcie umowy zakupu towaru znajdującego się na stronie internetowej e-Sklepu	Chodzi tu o wszelkie czynności mające na celu zmierzanie do zawarcia umowy, ostateczne złożenie zamówienia oraz realizację umowy, w tym jej dostarczenie pod wskazany adres. Potwierdzenie zamówienia wysyłane jest na adres e-mail.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO	P Przez czas trwania umowy, możliwości złożenia reklamacji lub odstąpienia od umowy, a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z danej umowy, a także przez czas związanych z przepisów księgowych i podatkowych.
Realizowanie (przesyłanie) zamówień i wystawianie dowodów płatności	Po złożeniu zamówienia i jego zaakceptowaniu (np. naciśnięciu „Kupuję i płacę”) nastąpi przekazanie uzupełnionych danych adresowych do określonego kuriera w celu dostarczenia towaru	Art. 6 ust. 1 lit. b), c), f) RODO	Przez czas trwania umowy, możliwości złożenia reklamacji lub odstąpienia od umowy, a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z danej umowy, a także przez czas związanych z przepisów księgowych i podatkowych.
Założenie Konta Klienta (Rejestracja w e-Sklepie)	Zamówień w e-Sklepie można dokonywać w bez założenia Konta Klienta (czyli jednorazowo, bez dostępnej historii zakupowej), lub zakładając Konto Klienta, które zapewnia pełną funkcjonalność, czyli zgodnie z Regulaminem m. in. przeglądanie historii zamówień, edytowanie, usuwanie danych w tym adresów dostawy. Założenie konta jest potwierdzane mailowo.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO	Przez czas posiadania konta, które można usunąć. Natomiast pozostałe dane związane z dokonanymi zakupami, reklamacjami, odstąpieniem lub innymi czynnościami związanymi ze e-Sklepem, zamówieniami, umową, w tym newsletterem przetwarzane są zgodnie z odrębnymi szczególnymi uregulowaniami.
Zablokowanie Konta Klienta	W przypadku działań niezgodnych z Regulaminem Konto Klienta może zostać zablokowane.	Art. 6 ust. 1 lit. b), f) RODO	Przez czas możliwości złożenia reklamacji, jeżeli zostanie złożona w związku z zablokowaniem Konta Klienta. Natomiast po rozwiązaniu umowy związanej z kontem (czyli po zablokowaniu Konta Klienta) dane są przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń mogącymi wyniknąć z umowy.
Rozpatrywanie rękojmi i reklamacji	Możliwość reagowania na złożenie reklamacji i ustosunkowanie się do nich, udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji, a także czynności związane z zakończeniem reklamacji.	Art. 6 ust. 1 lit. b), c) i f) RODO	Przez czas prowadzenia korespondencji w sprawie, badania reklamacji, a następnie do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia roszczeń związanych ze złożoną reklamacją.
Złożenie dyspozycji odstąpienia od umowy	Dotyczy odstąpienia od umowy zakupionych towarów w e-Sklepie.	Art. 6 ust. 1 lit. b), c) i f) RODO	Przez czas prowadzenia korespondencji w sprawie, weryfikacji możliwości odstąpienia, a następnie do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia roszczeń związanych z odstąpieniem od umowy.
Wysłanie zakupionego towaru pod adres osoby trzeciej, innej niż Klient	Klient ma możliwość wskazania adresu dostawy zakupionego towaru oraz imienia i nazwiska jego odbiorcy. Dane te mogą być inne od danych Klienta, natomiast od Klienta zostały pozyskane.	Art. 6 ust. 1 lit. b), f) RODO	Przez czas trwania umowy, możliwości złożenia reklamacji lub odstąpienia od umowy, a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z danej umowy.
Ochrona przed roszczeniami oraz dochodzenie należności	W przypadkach spornych może istnieć konieczność skorzystania ze środków dozwolonych przez prawo, co wiąże się z koniecznością zabezpieczenia materiału dowodowego; analogicznie takie roszczenia istnieją również, gdy brak jest zapłaty należności za zamówione towary	Art. 6 ust. 1 lit. b), c) (w zw. z art. 118 kodeksu cywilnego) i f) RODO	Do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia roszczeń.
Obsługa korespondencji kierowanej na adresy kontaktowe (pocztowe) oraz adresy e-mail udostępnione na stronie e-Sklepu oraz kontakt telefoniczny w ramach e-Sklepu	Chodzi tu o dane osobowe, które są podawane w formularzach kontaktowych albo bezpośrednio telefonicznie, w mailu lub korespondencji tradycyjnej (pocztowej) skierowanym do GRUPA INCO w związku ze sprawami związanymi z e-Sklepem.	Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	Do 3 lat od dnia przesłania korespondencji e-mail lub doręczenia korespondencji tradycyjnej, albo załatwienia sprawy telefonicznie (w zależności od podjętych kwestii)
Newsletter	W przypadku zapisania się na Newsletter istnieje możliwość otrzymywania informacji handlowej, co jest usprawiedliwioną czynnością GRUPA INCO uzasadniającą wysyłanie informacji marketingowych dotyczących działalności m. in. e-Sklepu i informowanie o promocjach, obniżkach, nowościach.	Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.	Od momentu wypisania się z Newsletteru więcej nie będzie przesyłany. Przechowana zostanie dyspozycja zamówienia Newsletteru i jego wycofania, w związku z obowiązkiem wynikającym z art. 5 ust. 2 RODO oraz zaprzestaniem wysyłania Newsletteru pod wskazany adres e-mail
Obsługa zgłoszeń w zakresie uprawnień przewidzianych w art. 15 – 22 RODO (realizowanie zasady rozliczalności)	Chodzi o obsługę żądań np. żądanie usunięcia danych, tak by GRUPA INCO mogła je obsłużyć oraz poddać archiwizacji w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami wynikającymi z RODO	Art. 6 ust. 1 lit. c) (w związku z art. 5 ust. 2 RODO) i f) RODO	Do 3 miesięcy od dnia otrzymania żądania, a po upływie tego okresu do czasu przedawnienia roszczeń oraz możliwości wykazania spełniania zasady rozliczalności określonej w art. 5 ust. 2 RODO.
Prowadzenie profili w mediach społecznościowych	Umożliwienie komunikacji z Klientem przez różne kanały komunikacyjne należące do oddzielnych usługodawców (np. Facebooka) oraz informowania osób korzystających z tych portali m. in. o nowościach lub promocjach związanych z prowadzonym profilem.	Art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO	Do czasu usunięcia konta na profilach społecznościowych przez jego właściciela, jego użytkownika, Klienta lub GRUPA INCO.
Ocena możliwości podjęcia współpracy z dostawcami lub inna korespondencja przychodząca od podmiotów zewnętrznych	Chodzi o dane pozyskane w wyniku otrzymanych przez GRUPA INCO ofert handlowych lub zapytań dotyczących podjęcia potencjalnej współpracy	Art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO	Przez czas prowadzenia korespondencji, ewentualnej dążąc do zawarcia umowy (co nie zawsze musi mieć miejsce), a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z danej umowy lub do 3 lat przy braku podjęcia współpracy.
Ocena możliwości skorzystania z rabatu przy Karcie Dużej Rodziny (KDR)	Podczas dokonywania zakupów on-line weryfikowany jest kod rabatowy KDR na stronach rządowych w celu sprawdzenia czy osoba kupująca (Konsument) jest uprawniona do skorzystania z niego.	Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w zw. z art. 26 ustawy o Karcie Dużej Rodziny	Informacja przetwarzana podczas realizacji zamówienia. Po dokonaniu zakupu informacja o użytym rabacie widoczna jest tylko na fakturze w postaci wysokości rabatu, który to dokument jest przechowywany zgodnie z regulacją przepisów księgowych i podatkowych.

Odbiorcy danych osobowych
1. Dane osobowe ujawniane są podmiotom udzielającym wsparcia GRUPA INCO – na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia. Wśród takich podmiotów znajdują się firmy m.in.
  - podmioty świadczące usługi w zakresie obsługi prawnej i doradczej
  - podmioty świadczące usługi w zakresie dochodzenia należności
  - podmioty wykonujące usługi archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji
  - podmioty świadczące usługi informatyczne
  - podmioty świadczące usługi kurierskie i spedycyjne
  - podmioty świadczące usługi hostingu
  - jak również gdy to niezbędne urzędy i organy uprawnione do przetwarzania danych, np. organy ścigania, sądy lub inne podmioty na podstawie przepisów prawa.
2. Dane są przetwarzane przez upoważnionych do tego pracowników i współpracowników GRUPA INCO.
3. Dane nie będą przekazywane spółkom zależnym GRUPA INCO, działających w ramach grupy przedsiębiorstw, natomiast istnieje możliwość pojawienia się informacji o promocjach związanych z działalnością prowadzoną w ramach GRUPA INCO m. in. usług hotelowych czy wypoczynkowych od podmiotu zależnego INCO PROJEKT SP. Z O.O. (KRS: 0000575447, adres: ul. Wspólna 25, 00-519 Warszawa).
Uprawnienia Klienta w zakresie danych osobowych
Każdemu Klientowi, w warunkach określonych w przepisach RODO, przysługuje:
1. Prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), w tym uzyskania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO).
2. Prawo sprostowania (poprawienia) lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (art. 16 RODO).
3. Prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO).
4. Prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO).
5. Prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie oraz ich przenoszenia, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub zawartej umowy, a także gdy przetwarzanie jest wykonywane w sposób zautomatyzowany, (art. 20 RODO),
6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (Art. 21 RODO),
7. W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, Klientowi przysługuje prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem. Zgodę można wycofać poprzez kontakt z iod@inco.pl.
8. W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez GRUPA INCO danych osobowych narusza przepisy RODO, Klientowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:
  - listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
  - przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
  - telefonicznie: (22) 531 03 00
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych sytuacjach ich podanie jest wymogiem ustawowym lub umownym, a w konsekwencji ich niepodanie uniemożliwi odpowiednio realizację przepisu prawa lub nawiązanie i prawidłową realizację umowy.
Serwisy społecznościowe
1. GRUPA INCO prowadzi strony profilowe w mediach społecznościowych:
  
  na Facebooku:
- dotyczący produktów „Ludwik” www.facebook.com/ludwikpl
- dotyczący produktów „Florovit” www.facebook.com/florovitpolska/
- dotyczący produktów „Biostar Cleaning Products” www.facebook.com/biostarcleaningproducts/
  
  w serwisie YouTube:
- www.youtube.com/channel/UCOrF6-IXf8j4rzC4jcaZT4Q
  
  na Instagramie:
- dotyczący produktów „Ludwik” www.instagram.com/ludwikjestekstra/
- dotyczący produktów „Florovit” www.instagram.com/florovit/
- dotyczący produktów „Biostar Cleaning Products” www.instagram.com/biostarcleaningproducts/
  
  co może wiązać się z przetwarzaniem przez GRUPA INCO danych osobowych Klienta, gdy Klient odwiedza wskazane profile, strony i kanały, bądź wchodzi w interakcje z tymi profilami, stronami i kanałami (polubienia, subskrypcje, komentarze, przesyłane wiadomości). Jeżeli Klient odwiedza profile społecznościowe GRUPA INCO na portalach typu Facebook oraz YouTube, na tym profilu gromadzone są dane dotyczące aktywności Klienta, w tym dane dotyczące polubień, przesyłanych do GRUPA INCO wiadomości, treści komentarzy i postów zamieszczanych na tym profilu. W takim przypadku należy pamiętać, że zarówno Klient jak i GRUPA INCO, jako użytkownicy danego portalu społecznościowego, są związani także polityką prywatności i regulaminami zaakceptowanymi w ramach tego portalu społecznościowego. Dane związane z aktywnością Klienta w ramach prowadzonych przez GRUPA INCO profili na portalach społecznościowych będą przechowywane, dopóki Klient ich nie usunie albo nie zostaną one usunięte przez GRUPA INCO lub właściciela danego portalu społecznościowego.
  
  Klient każdego z portali społecznościowych, gdzie GRUPA INCO ma swój profil, może także zarządzać swoim kontem i zamieszczanymi tam treściami zgodnie z regulacjami tego portalu społecznościowego.